Coordinateur Administratif H/F

Coordinateur Administratif H/F

LES MISSIONS

Sous l'autorité du Directeur Guyane H/F, le Coordinateur Administratif H/F définit, planifie et pilote les ressources des activités administratives liées à la Direction Guyane et ses membres du Comité de Direction. 

Piloter l'antenne administrative locale

• assurer l'interface administrative du Directeur Guyane et des membres du Comité de Direction
• piloter l'accueil du Siège local
• optimiser la gestion documentaire
• coordonner les interfaces avec les différents services
• anticiper les besoins de la Direction 
• superviser la Communication en lien avec l'Assistant Administratif H/F et le département Communication
  • être le référent local de toutes les actions liées à la visibilité de Voltalia : inaugurations, affichages publicitaires, création de contenu ou tout autre événément lié aux activités et actualités du périmètre
• supporter le département Ressources Humainres dans la mise en place d'actions liées à la Marque Employeur 

Piloter la gestion des engagements inter business-line

• être le référent de la formation et de la bonne utilisation de l'outil "ERP" en Guyane
• veiller à la bonne gestion de la facturation avec la comptabilité fournisseurs
• mobiliser les différents acteurs du processus de facturation pour assurer un bon fonctionnement
• établir les commandes d'achat "Construction" et achats intragroupe toutes Business Line
• suivre et contrôler les factures en ligne avec le contrôle de gestion local
• traiter et suivre les contrats "interco" dans l'outil "ERP"

• participer aux différentes clôtures

Optimiser la gestion et l'utilisation des infrastructures 

• anticiper et structurer les interventions d'installation, aménagement, maintenance et surveillance 
• superviser les déménagements, aménagements des bureaux et open space
• superviser l'organisation des différents événements de la Direction
• participer à l'élaboration des budgets du Siège local
• coordonner la gestion de la flotte automobile en optimisant les coûts

Management

• développer les compétences de ses collaborateurs (sensibilisation/formation - entretien individuel - besoin de formation)
• animer l'activité des collaborateurs en fonction des compétences, de la charge de travail et des délais 
• diffuser l'information et animer l'équipe 
• répartir la charge de travail au sein de son périmètre de responsabilité tout en veillant à l'équité
• collecter des informations nécessaires aux reportings
• faire remonter à sa hiérarchie les points de vigilance impactant les objectifs fixés

QUALIFICATIONS & EXPÉRIENCES

Niveau de diplôme

• Bac +2/3 en gestion des organisations et/ou comptabilité
• 4 ans d'expérience dans un poste similaire

Domaine de connaissances

• Maîtriser l'anglais technique lié à l'activité
• Connaissances approfondies en comptabilité
• Connaissances approfondies en gestion administrative

COMPETENCES CLÉS

Qualités personnelles

• rigueur
• autonomie
• esprit d'initiative
• réactivité
• aisance relationnelle
• sens du service

Qualités professionnelles

• bonne gestion des priorités et des urgences
• bonne maîtrise d'un logiciel "ERP"
• polyvalence
• capacité d'adaptation
• sens de la communication

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